Document juridique — version 1.0
Protection des données & cookies
Cette politique explique comment Zen Academy collecte et traite les données personnelles des visiteurs du site, prospects, bénéficiaires, financeurs et interlocuteurs professionnels. Elle complète les informations remises lors de l'inscription.
1. Responsable de traitement
| Responsable | ZEN ACADEMY — 10 rue de Penthièvre, 75008 Paris. |
|---|---|
| Contact données personnelles | contact@zen-academy.fr — 01 76 35 06 84. |
2. Données susceptibles d'être traitées
- Identification et contact : nom, prénom, civilité, coordonnées, date de naissance lorsque nécessaire.
- Données professionnelles : emploi, parcours, expériences, qualifications, objectifs et contraintes.
- Parcours de bilan : positionnement, rendez-vous, assiduité, jalons, travaux, échanges et synthèse.
- Financement et facturation : financeur, commande, montant, statut du dossier et pièces comptables.
- Données techniques : journaux, adresse IP, données de connexion, incidents et assistance.
- Accessibilité ou santé : uniquement lorsqu'elles sont nécessaires à une adaptation et recueillies dans un cadre approprié.
3. Finalités et bases juridiques
| Finalité | Base principale |
|---|---|
| Répondre aux demandes et organiser l'entretien préalable | Mesures précontractuelles et intérêt légitime. |
| Analyser le besoin et préconiser un format | Mesures précontractuelles, consentement à la démarche et obligation d'individualisation. |
| Gérer l'inscription et exécuter le bilan | Exécution du contrat, des CGU Mon Compte Formation ou de la convention applicable. |
| Assurer l'accompagnement à distance | Exécution du contrat et obligations d'assistance technique et pédagogique. |
| Établir la preuve de réalisation et répondre aux contrôles | Obligations légales et contractuelles, notamment envers les financeurs et la Caisse des Dépôts. |
| Gérer les paiements, factures et obligations comptables | Obligations légales et exécution contractuelle. |
| Traiter les réclamations et défendre les droits | Intérêt légitime et obligations légales. |
| Adapter le parcours à une situation de handicap | Consentement explicite lorsqu'une donnée sensible est nécessaire, et obligations d'accessibilité. |
| Améliorer la qualité des prestations | Intérêt légitime, sous réserve des droits et libertés des personnes. |
| Prospection relative aux services de Zen Academy | Consentement lorsque requis, ou intérêt légitime avec droit d'opposition. |
4. Destinataires, sous-traitants et transferts
Les données sont accessibles uniquement aux personnes habilitées au regard de leurs fonctions : équipe administrative, responsable pédagogique, consultant référent, référente handicap lorsque cela est nécessaire, personnel comptable et direction.
Des prestataires techniques peuvent intervenir pour l'hébergement, la visioconférence, la signature ou l'émargement électronique, la gestion de la relation client, le stockage, la messagerie, la maintenance et le support. Ils agissent sur instruction de Zen Academy et sont soumis à des engagements de confidentialité, de sécurité et de protection des données.
Lorsqu'un service implique un transfert hors de l'Espace économique européen, Zen Academy vérifie l'existence d'une décision d'adéquation ou de garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types, et met à disposition les informations correspondantes sur demande.
5. Sécurité
- Contrôle des accès selon les fonctions et limitation au besoin d'en connaître.
- Mots de passe robustes, authentification renforcée lorsque disponible, mise à jour des habilitations.
- Sauvegardes, journalisation, protection des terminaux et sécurisation des échanges.
- Engagements de confidentialité des salariés, consultants et prestataires.
- Procédure de gestion des incidents et des violations de données.
6. Durées de conservation
| Catégorie | Durée ou critère |
|---|---|
| Prospects sans inscription | Jusqu'à trois ans à compter du dernier contact émanant du prospect, sauf opposition ou obligation contraire. |
| Dossier administratif et preuves de réalisation | Pendant la durée nécessaire au suivi, puis jusqu'à cinq ans lorsque ces éléments peuvent être demandés dans le cadre d'un contrôle ou d'un contentieux. |
| Travaux, notes et documents confidentiels élaborés pour le bilan | Destruction au terme de l'action, sauf exception prévue par le Code du travail. |
| Document de synthèse et documents nécessaires au suivi | Jusqu'à trois ans dans les cas prévus par l'article R. 6313-7 du Code du travail, notamment avec accord écrit lorsque nécessaire. |
| Factures et pièces comptables | Dix ans conformément aux obligations comptables applicables. |
| Réclamations et contentieux | Pendant le délai nécessaire au traitement puis selon les prescriptions légales applicables. |
| Choix relatifs aux cookies (si un module de choix est déployé) | En principe six mois avant une nouvelle sollicitation, selon la recommandation de la CNIL. |
| Traceurs de mesure d'audience ou similaires | Durée proportionnée et, en principe, n'excédant pas treize mois, sous réserve de la solution effectivement utilisée. |
7. Vos droits
Selon les conditions prévues par le RGPD et la loi Informatique et Libertés, vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement, la portabilité des données fournies, ou vous opposer à certains traitements. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment lorsque celui-ci constitue la base du traitement.
Les demandes sont adressées à contact@zen-academy.fr ou au siège social, accompagnées des éléments permettant de vérifier l'identité lorsque cela est nécessaire. Une réponse est apportée dans les délais réglementaires.
Après avoir contacté Zen Academy, toute personne qui estime que ses droits ne sont pas respectés peut adresser une réclamation à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).
8. Cookies et traceurs
Le site utilise uniquement des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement. Aucun traceur de mesure d'audience, de personnalisation ou lié à des services tiers n'est activé sans un choix positif de votre part.
- Les cookies strictement nécessaires peuvent être déposés sans consentement lorsqu'ils répondent aux conditions légales.
- Aucun bandeau de consentement n'est affiché, car aucun traceur soumis à consentement n'est utilisé. Si un tel traceur était ajouté, un module de choix serait proposé, où accepter et refuser se feraient avec la même simplicité.
- Le refus n'empêche pas l'accès aux fonctions essentielles du site.
- Votre choix peut être modifié à tout moment.
Inventaire actuel : aucun cookie ni traceur n'est déposé par le site. Le formulaire de contact transmet uniquement les informations que vous saisissez ; aucune donnée de navigation n'est collectée.
Cet inventaire est tenu à jour : si un traceur est ajouté au site, il figure ici et n'est activé qu'après votre accord lorsque celui-ci est requis.
9. Mise à jour de la politique
Zen Academy peut mettre à jour la présente politique afin de refléter une évolution réglementaire, organisationnelle ou technique. La version applicable est celle publiée sur le site à la date de la consultation.